Székhelyszolgáltatás: jogi feltételek – mit kell biztosítania a szolgáltatónak és a cégnek?
A székhelyszolgáltatás jogszerű igénybevétele ma már alapfeltétel a kockázatmentes cégműködéshez. A kulcs: legyen valós elérhetőség, szabályos postakezelés, és a cég iratai ténylegesen legyenek őrizhetők/hozzáférhetők a megjelölt helyen. Az alábbi összefoglaló érthetően végigvezeti a szolgáltató és az ügyfél cég legfontosabb kötelezettségein és a tipikus buktatókon.
1) Kötelező tartalmi elemek egy szabályos székhelyszolgáltatási szerződésben
- Címhasználat jogcíme: a szolgáltató jogszerű jogcímmel rendelkezik az ingatlan felett (tulajdon/jogos használat).
- Postakezelés: hivatalos küldemények átvétele, nyilvántartása, digitalizálása/értesítése, továbbítása határidőben.
- Iratőrzés és hozzáférés: meghatározott iratkör őrzése a székhelyen; hatósági ellenőrzés esetén iratok bemutathatók.
- Elérhetőség: ügyfélfogadási idő és személyes elérhetőség (nem puszta postafiók).
- Cégtábla/kihelyezés: a cég neve a székhelyen jól láthatóan kihelyezve.
- Kézbesítés szabályozása: ki, hogyan veszi át, milyen kézbesítési rend érvényes (kézbesítési vélelem elkerülése érdekében gyors értesítés).
- Adatvédelem (GDPR): személyes/üzleti adatok kezelése, hozzáférési jogosultságok, megőrzési idők.
- Megszűnés/átadás: eljárás a szerződés megszűnésekor (iratok visszaadása, adatok törlése, cím levétele).
2) A szolgáltató fő kötelezettségei
- Valós, nyitvatartással rendelkező hely biztosítása (nem „virtuális cím”).
- Hivatalos küldemények átvétele és továbbítása (szkennelés/értesítés, határidők betartása).
- Iratőrzés és hatósági helyszíni ellenőrzés megtűrése/segítése.
- Nyilvántartások vezetése (postakönyv/átadási jegyzék).
- Cégtábla kihelyezésének biztosítása.
3) A cég (ügyfél) fő kötelezettségei
- Aktív együttműködés: kapcsolattartási adatok naprakészen tartása, meghatalmazások.
- Iratlista: mely iratokat őrzi a szolgáltató (számlák, társasági okiratok, könyvelési iratok – megállapodás szerint).
- Gyors reagálás: hivatalos levelek esetén határidős döntések (fellebbezés, válasz).
- Adatvédelmi megfelelés: adatkezelési tájékoztató frissítése, adatfeldolgozói megállapodás a szolgáltatóval.
- Valódiság: a székhely nem lehet fiktív – a cég tényleges elérhetősége biztosított legyen.
4) Tipikus buktatók (és elkerülésük)
- „Postafiók-székhely”: nincs személyes elérhetőség → válasszon fogadóórás szolgáltatót.
- Késedelmes értesítés: határidős hatósági levélről későn szól a szolgáltató → szerződésben legyen max. értesítési határidő (pl. 24–48 óra).
- Nincs cégtábla: helyszíni ellenőrzésnél fiktív székhely gyanúja.
- Tulajdonosi hozzájárulás hiánya: a szolgáltatónak jogcím kell a címhasználathoz.
- Iratok „szétszórva”: nem egyértelmű, mit hol őriznek → iratjegyzék és átadási jegyzőkönyv.
- GDPR hiányosságok: nincs adatfeldolgozói szerződés, nincs jogosultságkezelés.
5) Gyors ellenőrzőlista
- Van írásbeli, részletes székhelyszolgáltatási szerződés.
- Biztosított a postakezelés (átvétel, értesítés, továbbítás) és a nyilvántartás.
- Cégtábla kint van, ügyfélfogadás megoldott.
- Iratőrzés körében a bemutatás/hozzáférés szabályozott.
- GDPR: adatfeldolgozói megállapodás, hozzáférések, megőrzési idők.
- Szerződés megszűnésekor átadás-átvételi eljárás rögzítve.
Miben tud segíteni az ügyvédi irodám?
- Székhelyszolgáltatási szerződés testreszabása (postakezelés, iratőrzés, GDPR, kézbesítés).
- Kockázatfelmérés NAV-ellenőrzésre, „fiktív székhely” kockázat csökkentése.
- Okiratminták (cégtábla-kihelyezés, meghatalmazások, átadási jegyzőkönyvek).
- E-cégeljárás és partnerértesítések (NAV, bank, szerződéses partnerek).
Jogi nyilatkozat: Az összefoglaló általános tájékoztatás. Az egyedi körülmények és a hatályos jogszabályok/bírósági gyakorlat az irányadók.