Cégmódosítás: székhelyváltozás – mit tegyen, milyen iratok kellenek?
A székhelyváltozás gyakori cégmódosítás: költözés, székhelyszolgáltató váltása vagy szervezeti átalakulás miatt is szükségessé válhat. Az eljárás jogilag egyszerű, mégis sok a buktató – főleg az ingatlanhasználat jogcíménekigazolásánál és a határidők betartásánál. Az alábbi, közérthető útmutató segít, hogy elsőre szabályosan menjen végig a folyamat.
Székhely, telephely, fióktelep – röviden
- Székhely: a cég hivatalos adminisztratív címe, itt őrzi az iratait és ide érkezik a hivatalos posta.
- Telephely: a tevékenység rendszeres végzésének helye, más címen, mint a székhely. A lényeg, hogy ugyan azon a településen helyezkedik el mint a székhely.
- Fióktelep: jogilag elkülönült egység más településen; külön bejelentés és nyilvántartás.
A cégjegyzékben mindhárom megjelenhet, de székhely-, telephely-, és fióktelep változás esetén cégmódosítás (társasági szerződés/alapszabály módosítása) szükséges. (A továbbiakban, ha székhely változásról beszélek, akkor az vonatkozik a telephely és a fióktelep változásra is, ugyanis az eljárás ugyan az.)
Milyen iratok kellenek a székhely módosításához?
- Taggyűlési/egyszemélyes döntés
Határozat a székhely megváltoztatásáról és a társasági szerződés (alapszabály) módosításáról. - Módosított társasági szerződés / alapító okirat
Ügyvéd által ellenjegyzve, a székhely teljes címével (irányítószám, helység, utca, házszám, épület/szint/ajtó, ha van). - Címhasználat jogcíme
- Bérleti szerződés / használati megállapodás, vagy
- Tulajdonosi nyilatkozat (hozzájárulás), illetve
- Székhelyszolgáltatási szerződés (jogszerű tartalmi elemekkel).
Gyakori hiba: nem a cég a szerződő fél, vagy hiányzik a tulajdonosi hozzájárulás. - Tulajdoni lap (nem kötelező minden esetben csatolni, de célszerű frisset beszerezni a viták elkerülésére).
- Ügyvédi meghatalmazás az e-cégeljáráshoz.
Az eljárás menete – lépésről lépésre
- Előkészítés
Ellenőrizze a jogcímet (bérlet, tulajdonosi nyilatkozat, székhelyszolgáltatás), és gyűjtse be a pontosan kitöltött címadatokat. - Döntéshozatal és okiratszerkesztés
Taggyűlési határozat; a társasági szerződés módosítása. Minden okirat ügyvédi ellenjegyzéssel. - Benyújtás az illetékes cégbíróságra (e-cégeljárás)
Az ügyvéd elektronikusan terjeszti elő az űrlapot és mellékleteket. A cégbíróság a változást bejegyzi, és megjelenik a Cégközlönyben. - Hatályosulás
A változás a bejegyző végzés napjától hatályos. Az állami szervek (pl. NAV, KSH, bankfelé szükséges adatfrissítés) jellemzően egyablakos rendszerben megkapják az adatot, de bizonyos helyeken külön nyilatkozat is kellhet. - Kapcsolódó frissítések
- Számlázó (NAV Online Számla), e-aláírás/bélyegző felirat, weboldal/ÁSZF, cégbélyegző, névjegy.
- Megállapodások, szerződések, bankszámla-adatlapok, posta-átirányítás.
Különleges esetek
- Másik megyébe költözés → az illetékes cégbíróság is változik; az átvezetés automatikus, de további ellenőrzések hosszabbíthatják a folyamatot.
- Lakóingatlanba bejelentett székhely → ellenőrizze a társasházi szabályokat és kérjen tulajdonosi hozzájárulást.
- Székhelyszolgáltató → csak jogszerű tartalmú szerződéssel és valós irattárolással; a „fiktív székhely” NAV-kockázat.
Gyakori hibák (és megelőzésük)
- Hiányos cím (emelet/ajtó lemarad) → a bejegyzés kijavítást igényelhet.
- Nem a cég a szerződő fél → a bérleti/szolgáltatási szerződésben a cég legyen a bérlő/ügyfél.
- Elavult tulajdoni lap → friss információ hiánya vitát okozhat.
- Székhely szolgáltatási szerződés hibás tartalma → ellenőrizze a kötelező elemeket (postakezelés, iratőrzés, rendelkezésre állás).
- Utólagos értesítések elmaradnak → számlázó, szerződéses partnerek, bank külön értesítése.
Miben tud segíteni az ügyvédi irodám?
- Okirat- és szerződéssablonok a jogszerű címhasználathoz.
- Társasági szerződés gyors és pontos módosítása, e-cégeljárás teljes körű intézése.
- Székhelyszolgáltatási szerződés előzetes jogi kontrollja.
- Check-list és partnerértesítési sablonok (NAV Online Számla, bank, szerződéses partnerek).
Jogi nyilatkozat: A fenti összefoglaló általános tájékoztatás. Konkrét ügyében az egyedi körülmények és a hatályos jogszabályok, valamint a cégbírósági gyakorlat az irányadók.